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Professionelle Seitenzahlen römisch, arabisch und wieder römisch mit Fortsetzung der Nummerierung vom vorletzten Abschnitt

Beim Erstellen von wissenschaftlichen Arbeiten in Word besteht häufig die Vorgabe, dass die sogenannte Titelei vor dem eigentlichen Hauptteil der Arbeit mit römischen Seitenzahlen nummeriert werden soll. Der Hauptteil soll arabisch nummeriert werden, und zwar wieder bei 1 beginnend. Das nachfolgende Literaturverzeichnis und Anhänge sollen dann wieder römisch nummeriert werden, wobei die römische Nummerierung fortgesetzt werden soll. Das lässt sich in Word realisieren, indem man mit den Seitenzahl-Feldfunktionen rechnet, und zwar mit der Formula-Feldfunktion.

• Abschnittswechsel einfügen
• Seitenzahlen römisch einrichten
• Option »Wie vorherige« deaktivieren
• Seitenzahlen arabisch einrichten
• Hilfsfeld Anzahl der römischen Seiten mit Textmarke
• Rechnendes verschachteltes Feld erstellen
• Auswirkungen auf das Inhaltsverzeichnis
• Tabelle der Tastenkombinationen (Shortcuts) für Feldfunktionen

• Zunächst zu den Abschnitten: Um in den einzelnen Teilen der Arbeit unterschiedliche Seitenzahlen verwenden zu können, sind zunächst über das Menü Seitenlayout – Umbrüche Bereich Abschnittsumbrüche – Nächste Seite (bis Word 2003: Einfügen – Manueller Umbruch im Bereich Abschnittswechsel – Nächste Seite) Umbrüche einzufügen, um die Abschnitte zu bilden. In unserem Beispiel benötigen wir zwei Abschnittswechsel: den ersten nach der Titelei und vor dem Beginn des Hauptteils und den zweiten nach dem Hauptteil vor Beginn des Literaturverzeichnisses.
  
  
  
  
• Nun kann das Format für die Seitenzahlen im ersten Abschnitt festgelegt werden. In die Kopfzeile des ersten Abschnitts klicken. Menü Kopf- und Fußzeilentools – Seitenzahl aufklappen – Seitenzahlen formatieren... (bis Word 2003: Menü Einfügen – Seitenzahlen Button Format) den Dialog Seitenzahlenformat öffnen. Unter Zahlenformat werden die römischen Zahlen ausgewählt. Den Dialog »Seitenzahlenformat« mit Klick auf OK beenden. Den Dialog »Seitenzahlen« bitte mit Klick auf Schließen beenden, nicht auf OK! Denn bis jetzt haben wir nur das Format der Seitenzahlen für den ersten Abschnitt festgelegt, aber noch keine Seitenzahl eingefügt!
  
   
  
  
• Jetzt wird die Seitenzahl eingefügt. Dazu in die Kopfzeile des ersten Abschnitts klicken. Die Feldfunktion für die Seitenzahl wird erzeugt mit Shift Alt P oder indem die Feldfunktion einzeln erzeugt wird:Strg F9. Es wird ein Paar geschweifter Klammern sichtbar, die Feldklammern. Mit dem Cursor dazwischen gehen und die Feldbezeichnung dazwischenschreiben: PAGE (in Word 97: SEITE). So sieht der Feldcode aus:
  
  
  
  
• Mit Shift F9 in die Ergebnisansicht schalten und mit F9 aktualisieren. Da haben wir die römische Seitenzahl I.
• Nun kann der zweite Abschnitt in Angriff genommen werden. Dazu in die Kopfzeile des zweiten Abschnitts klicken (bis Word 2003 über das Menü Ansicht Kopf- und Fußzeile) in die Kopfzeile des zweiten Abschnitts wechseln (also des Hauptteils). Rechts oben steht der Hinweis: Wie vorherige, d. h. die Kopfzeile entspricht derjenigen des vorhergehenden Abschnitts. Deswegen ZUERST (!) in den Kopf- und Fußzeilentools (bis Word 2003: in der Symbolleiste »Kopf- und Fußzeile«) die Option Mit vorheriger verknüpfen bzw. Wie vorherige deaktivieren. Damit wird die Kopfzeile von derjenigen des vorhergehenden Abschnitts entkoppelt, damit sie eigene Inhalte aufnehmen kann.
  
  
  
  
• Das Format der Seitenzahlen wird wieder über das Menü Kopf- und Fußzeilentools – Seitenzahl bzw. Einfügen – Seitenzahlen festgelegt. Im Dialog »Seitenzahlenformat« werden als Zahlenformat die arabischen Ziffern ausgewählt. Im unteren Bereich wird hinterBeginnen bei: 1 ausgewählt, denn dieser Abschnitt soll ja wieder mit 1 beginnen. Den Dialog »Seitenzahlenformat« mit Klick auf OK beenden. Den Dialog »Seitenzahlen« bitte mit Klick auf Schließen beenden, nicht auf OK! Denn die Seitenzahl steht ja bereits in der Kopfzeile, wir wollten nur ihr Format ändern. Die Seitenzahlen des zweiten Abschnitts sind jetzt arabisch und beginnen mit 1.
  
   
  
  
• Um das Hilfsfeld zum Zählen zu erstellen, in die Kopfzeile des ersten Abschnitts gehen, der römisch nummeriert ist. Hinter der Seitenzahl eine Leertaste eingeben und ein weiteres Feld mit Strg F9 einfügen. Zwischen die geschweiften Klammern klicken und den Feldcode eingeben:
  { SECTIONPAGES \* Arabic }
  In Word 97 lautet die Bezeichnung: ABSCHNITTSEITEN.
• Das Feld markieren, mit Shift F9 in die Ergebnisansicht schalten. Es zeigt jetzt die Anzahl der Seiten im ersten römisch nummerierten Abschnitt als arabische Ziffer an.
• Dem markierten Feld eine Textmarke hinzufügen, Menü Einfügen – Schnellbausteine bzw. Einfügen – Textmarke. Als Namen der Textmarke nehmen wir: SeitenRoem.
• Das markierte Feld noch mit der Schriftfarbe Weiß versehen: Menü Start – Schriftfarbe bzw. Format – Zeichen – Schriftfarbe: Weiß, damit es im ersten Abschnitt nicht mehr zu sehen ist.
• Jetzt in die Kopfzeile des dritten Abschnittes klicken, also desjenigen, der wieder römisch nummeriert werden soll. Zuerst die Option »Mit vorheriger verknüpfen« bzw. »Wie vorherige« deaktivieren, wie oben beschrieben.
• Um das rechnende Feld zu erzeugen, in das Seitenzahlenfeld, das bis jetzt noch arabisch ist, klicken und mit Shift F9 in die Feldcode-Ansicht umschalten. Das Wort »PAGE« löschen und stattdessen eine verschachtelte Feldfunktion eingeben. Dabei jedes Paar weiterer geschweifter Klammern innerhalb der ersten Klammer einzeln wieder mit Strg F9 erzeugen und dazwischen den Code eingeben. So sieht der Code aus:
  
  
  
  
• Mit Shift F9 wieder in die Ergebnisansicht schalten. Das ganze Feld markieren und mit F9 aktualisieren.
• Im Menü Kopf- und Fußzeilentools – Seitenzahl bzw. Einfügen – Seitenzahlen kontrollieren, dass die Option Beginnen bei: 1 aktiviert ist.
• Bei Bedarf das Feld nochmals aktualisieren. Es rechnet jetzt und addiert zur Seitenzahl des ersten Abschnitts die (aktuelle) Seitenzahl des letzten Abschnitts, so dass die Nummerierung vom vorletzten Abschnitt im dritten Abschnitt fortgesetzt wird.
• Workarounds für das Inhaltsverzeichnis
  Eine komplett automatisch funktionierende Lösung ist in Word (bisher) nicht vorgesehen. Deshalb gibt es zwei Möglichkeiten:
• Variante 1 (zu bevorzugen): Die Nummerierung wird ohne das oben beschriebene Hilfsfeld zum Rechnen so eingerichtet, dass die Seitenzahlen, wie oben dargestellt, römisch – arabisch – römisch sind. Das Inhaltsverzeichnis, das über Verweise – Inhaltsverzeichnis – Inhaltsverzeichnis einfügen... eingerichtet wird, funktioniert dann automatisch, d. h. die Seitenzahlen werden aktualisiert und per Klick auf die Seitenzahl oder die Kapitelüberschrift kann dorthin gesprungen werden.
  In diesem Fall muss jedoch die Startnummer der Seitenzahl für den 3. Abschnitt (römisch) »von Hand« angepasst werden, aber natürlich erst, wenn das Dokument fertig ist, weil erst dann feststeht, wie viele Seiten der erste römische Abschnitt hat. Die Anpassung erfolgt über den Dialog Seitenzahlenformat, wie oben beschrieben. Diesen letzten Schritt muss der Benutzer durchführen und danach alle Felder und das Inhaltsverzeichnis erneut aktualisieren.
• Variante 2 kommt ohne die Anpassung der Startzahl im dritten Abschnitt aus. Hier kann, wie oben dargestellt, das Hilfsfeld zum Rechnen der Seitenzahlen eingesetzt werden. Daher wird das Inhaltsverzeichnis jedoch nicht mehr komplett automatisch funktionieren. Die ersten beiden Abschnitte können ein automatisches Inhaltsverzeichnis bekommen. Dazu die ersten beiden Abschnitte markieren und mit einer Textmarke versehen. Dann kann das Inhaltsverzeichnis nur für den Bereich der Textmarke erstellt werden (Schalter /b für Textmarke verwenden). Sofern das Inhaltsverzeichnis auch den dritten Abschnitt bedienen soll, müsste dieser Teil einzeln mit Hilfe von Querverweisen nachgebaut werden. Es liegt auf der Hand, dass das auch erst als letzter Schritt möglich ist, wenn das Dokument nicht mehr geändert wird. Der Komfort ist zwar dann etwas größer, aber der Aufwand viel höher als bei Variante 1.

Tabelle der Tastenkombinationen (Shortcuts) für Feldfunktionen

Damit Sie die Shortcuts griffbereit haben, hier nochmals eine kleine Übersicht über die wichtigsten Tastenkombinationen für Feldfunktionen:

Strg F9	Feld erzeugen
Shift F9	Ein einzelnes (markiertes) Feld zwischen Feldansicht und Ergebnisansicht umschalten
F9	Feldergebnis aktualisieren
Alt F9	Für alle Feldfunktionen des Dokuments zwischen Feldansicht und Ergebnisansicht umschalten
Strg Shift F9	Eine Feldfunktion durch ihr Ergebnis (als einfachen Text!) ersetzen (Achtung! Ist nicht umkehrbar!)
Shift Alt F9	Ausführen der Feldfunktion Macrobutton (zum Auslösen eines Makros durch eine Feldfunktion)
F11	Zum nächsten Feld springen
Shift F11	Zum vorherigen Feld springen
Strg F11	Feld sperren, so dass keine Aktualisierungen mehr erfolgen (kann wieder aufgehoben werden)
Strg Shift F11	Feldsperrung wieder aufheben
Shift Alt P	Seitenzahlfeld PAGE eingeben

Schreibbüro Nora Richter, Tel.: (0341) 59 008 95, E-Mail: , Fax: (0341) 59 008 99, Riesaer Str. 245/247, 04319 Leipzig