Professionelle Seitenzahlen römisch, arabisch und wieder römisch mit Fortsetzung der Nummerierung vom vorletzten Abschnitt

Beim Erstellen von wissenschaftlichen Arbeiten in Word besteht häufig die Vorgabe, dass die sogenannte Titelei vor dem eigentlichen Hauptteil der Arbeit mit römischen Seitenzahlen nummeriert werden soll. Der Hauptteil soll arabisch nummeriert werden, und zwar wieder bei 1 beginnend. Das nachfolgende Literaturverzeichnis und Anhänge sollen dann wieder römisch nummeriert werden, wobei die römische Nummerierung vom 1. Abschnitt fortgesetzt werden soll. Das lässt sich in Word entweder mit Festlegung einer Startnummer für die Seitenzahlen im dritten (bzw. letzten) Abschnitt realisieren oder indem man mit den Seitenzahl-Feldfunktionen mittels der Formula-Feldfunktion rechnet.

• Vorbereitungen und Reihenfolge
• Abschnittsumbrüche einfügen
• Seitenzahlen römisch einrichten (1. Abschnitt)
• Option »Wie vorherige« deaktivieren
• Seitenzahlen arabisch einrichten (2. Abschnitt)
• Seitenzahlen römisch (3. oder letzter Abschnitt)
• Variante mit Hilfsfeld zum Rechnen
• Variante mit Hilfsfeld – Rechnendes verschachteltes Feld erstellen
• Auswirkungen auf das Inhaltsverzeichnis
• Seitenzahl auf der 1. Seite entfernen
• Tabelle der Tastenkombinationen (Shortcuts) für Feldfunktionen

Vorbereitungen, Ausgangslage und Reihenfolge

Im vorgestellten Tutorial ist an vielen Stellen die Reihenfolge wichtig, damit alles gut funktioniert. Daher hier noch eine Zusammenfassung dazu.

1. Ausgangspunkt ist im Idealfall ein Dokument, das nur einen Abschnitt hat. Falls Sie schon Abschnittsumbrüche, abweichende Seiten (1. Seite anders) oder Seitenzahlen eingefügt haben, entfernen Sie diese am besten wieder.
2. Im Dialog Seite einrichten (erreichbar über Menü Register Layout (bzw. Seitenlayout) – Dialog box launcher ↘ Seite einrichten) sollen die Optionen »Erste Seite anders« und »Gerade/ungerade Seite anders« nicht aktiv sein. Entfernen Sie evtl. dort vorhandene Häkchen.
3. Dann können die benötigten Abschnittsumbrüche eingefügt werden, wie unten beschrieben.
4. Wenn die Seitenzahlen bearbeitet werden sollen, zunächst in die Kopfzeile klicken, damit in der Menüleiste die »Kopf- und Fußzeilentools« angezeigt werden.
5. Nach dem Klick in die Kopfzeile immer zuerst die Kopfzeile von der Kopfzeile des vorherigen Abschnitts entkoppeln (außer beim 1. Abschnitt, der ja keine Vorgänger-Kopfzeile hat, klar). Widerstehen Sie unbedingt der Versuchung, die Seitenzahl auf dem Titelblatt (1. Seite) zu entfernen. Das kommt später. Erst die Kopfzeilen (oder die Fußzeilen, falls Sie die verwenden) entkoppeln.
6. Dann die Seitenzahlen aller Abschnitte bearbeiten. Arbeiten Sie alle Seitenzahlen, die Sie benötigen, grundsätzlich ab.
7. Falls Sie die Seitenzahlen auf linken und rechten Seiten unterschiedlich gestalten wollen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt in der Reihenfolge, nämlich wenn die Kopf- bzw. Fußzeilen grundsätzlich entkoppelt sind.
8. Erst wenn die Seitenzahlen aller Abschnitte bearbeitet sind und grundsätzlich passen, kann die Seitenzahl auf dem Deckblatt bzw. der 1. Seite und (im Bedarfsfall) auch den 1. Seiten anderer Abschnitte deaktiviert werden.
9. Aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis nach Abschluss von Änderungen nochmals.

Abschnittsumbrüche bzw. Abschnittswechsel

Zunächst zu den Abschnitten: Um in den einzelnen Teilen der Arbeit unterschiedliche Seitenzahlen verwenden zu können, werden Abschnittsumbrüche (in manchen Word-Versionen Abschnittswechsel) eingefügt, um einzelne Abschnitte zu bilden.

Ab Word 2007:

Menüleiste – Register Layout (bzw. Seitenlayout) im Bereich Seite einrichten die Option Umbrüche aufklappen, Bereich Abschnittsumbrüche – Nächste Seite.

Bis Word 2003:

Einfügen – Manueller Umbruch im Bereich Abschnittswechsel – Nächste Seite.

In unserem Beispiel benötigen wir zwei Abschnittsumbrüche: den ersten nach der Titelei und vor dem Beginn des Hauptteils und den zweiten nach dem Hauptteil vor Beginn des Literaturverzeichnisses.

Seitenzahlenformat römisch im 1. Abschnitt definieren

Nun kann das Format für die Seitenzahlen im ersten Abschnitt festgelegt werden.

Ab Word 2007:

In die Kopfzeile des 1. Abschnitts klicken. Im Menü Kopf- und Fußzeilentools im Bereich Kopf- und Fußzeile die Option Seitenzahl aufklappen und die Option Seitenzahlen formatieren... auswählen.

Es öffnet sich der Dialog Seitenzahlenformat:

Unter Zahlenformat werden die römischen Zahlen ausgewählt. Mit Klick auf OK schließt sich der Dialog. Es ist noch keine Seitenzahl zu sehen, da wir ja bisher nur das Format festgelegt haben.

Bis Word 2003:

Menü Einfügen – Seitenzahlen auswählen. Im Dialog Seitenzahlen erst noch mit dem Button Format den Dialog Seitenzahlenformat öffnen.

Unter Zahlenformat die römischen Zahlen auswählen. Den Dialog »Seitenzahlenformat« mit Klick auf OK beenden. Den Dialog »Seitenzahlen« jedoch in Word bis 2003 bitte mit Klick auf Schließen beenden, nicht auf OK! Denn bis jetzt haben wir nur das Format der Seitenzahlen für den ersten Abschnitt festgelegt, aber noch keine Seitenzahl eingefügt.

Seitenzahlen im 1. Abschnitt einfügen

Jetzt wird die Seitenzahl eingefügt. Dazu in die Kopfzeile des ersten Abschnitts klicken. Die Feldfunktion für die Seitenzahl wird erzeugt mit Shift Alt P oder indem die Feldfunktion einzeln erzeugt wird:Strg F9. Es wird ein Paar geschweifter Klammern sichtbar, die Feldklammern. Mit dem Cursor dazwischen gehen und die Feldbezeichnung dazwischenschreiben: PAGE (in Word 97: SEITE). So sieht der Feldcode aus:

Mit Shift F9 in die Ergebnisansicht schalten und mit F9 aktualisieren. Da haben wir die römische Seitenzahl I.

An dieser Stelle widerstehen Sie bitte der Versuchung, die Seitenzahl auf der 1. Seite zu entfernen. Die 1. Seite ohne Seitenzahl ist eine Ausnahme, die später bearbeitet wird. Das Gleiche gilt, falls Sie beabsichtigen die Seitenzahlen links und rechts unterschiedlich zu gestalten. Richten Sie zuerst die Seitenzahlen grundsätzlich passend ein, Spezialitäten kommen später.

»Wie vorherige« deaktivieren

Nun kann der zweite Abschnitt in Angriff genommen werden. Dazu in die Kopfzeile des zweiten Abschnitts klicken (bis Word 2003 über das Menü Ansicht Kopf- und Fußzeile) in die Kopfzeile des zweiten Abschnitts wechseln (also des Hauptteils). Rechts oben steht der Hinweis: Wie vorherige, d. h. die Kopfzeile entspricht derjenigen des vorhergehenden Abschnitts. Deswegen ZUERST (!) in den Kopf- und Fußzeilentools die Option Mit vorheriger verknüpfen deaktivieren. Damit wird die Kopfzeile von derjenigen des vorhergehenden Abschnitts entkoppelt, damit sie eigene Inhalte aufnehmen kann.

Bis Word 2003: in der Symbolleiste »Kopf- und Fußzeile« die Option Wie vorherige deaktivieren:

Seitenzahlen arabisch im 2. Abschnitt

Das Format der Seitenzahlen wird wieder genau wie oben über das Menü Kopf- und Fußzeilentools – Seitenzahl bzw. Einfügen – Seitenzahlen festgelegt. Im Dialog »Seitenzahlenformat« werden als Zahlenformat die arabischen Ziffern ausgewählt. Im unteren Bereich wird hinterBeginnen bei: 1 ausgewählt, denn dieser Abschnitt soll ja wieder mit 1 beginnen. Den Dialog »Seitenzahlenformat« mit Klick auf OK beenden.

Falls eine Version bis Word 2003 verwendet wird, den Dialog »Seitenzahlen« wieder mit Klick auf Schließen beenden, nicht auf OK! Denn die Seitenzahl steht ja bereits in der Kopfzeile, wir wollten nur ihr Format ändern. Die Seitenzahlen des zweiten Abschnitts sind jetzt arabisch und beginnen mit 1.

Seitenzahlen römisch im 3. Abschnitt

• Nun in die Kopfzeile des 3. Abschnitts klicken. Zuerst wieder die Option Mit vorheriger verknüpfen deaktivieren (→ Kopfzeile vom vorherigen Abschnitt entkoppeln).

• Das Format der Seitenzahlen über das Menü Kopf- und Fußzeilentools – Seitenzahl aufklappen und Seitenzahlen formatieren... anpassen. Abhängig davon, wie Sie das Inhaltsverzeichnis benötigen, gehen Sie so vor:

Einfache Variante ohne Rechenfeld für automatisches Inhaltsverzeichnis mit Anpassung der Startnummer

Diese Variante ist zu empfehlen, wenn ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellt werden soll, in dem auch die Seitenzahlen des 3. (römisch nummerierten) Abschnitts enthalten sein sollen, siehe: Inhaltsverzeichnis mit Anpassung der Startnummer. Dafür gehen Sie so vor:

• Im Dialog »Seitenzahlenformat« römische Zahlen auswählen.
• Im unteren Bereich hinter Beginnen bei: wählen Sie die Ziffer aus, die die nächste römisch nummerierte Seite nach dem 1. Abschnitt wäre. Wenn der 1. (römisch nummerierte) Abschnitt z. B. 3 Seiten hat, setzen Sie hier die Ziffer IV (bzw. 4) als Startnummer, damit die Nummerierung vom 1. Abschnitt fortgesetzt wird. Die folgenden Abschnitte zum Hilfsfeld zum Zählen und zum verschachtelnden Rechenfeld bitte nicht beachten, die werden in diesem Fall nicht benötigt.

  

Variante mit rechnendem Hilfsfeld

Die Variante mit rechnendem Hilfsfeld (also ohne manuelle Anpassung der Startnummer) nummeriert die Seiten nach der Anlage komplett automatisch, im Inhaltsverzeichnis ergeben sich jedoch Einschränkungen: → Inhaltsverzeichnis nur für die ersten zwei Abschnitte automatisch:

• Im Dialog »Seitenzahlenformat« arabische (!) Ziffern auswählen (ja, arabische!, werden zum Rechnen benötigt, die Darstellung als römische Seitenzahl wird später bei der Feldformatierung festgelegt).
• Im unteren Bereich hinter Beginnen bei: 1 (!) auswählen.

  

• Schalten Sie am besten jetzt die Feldschattierung ein: Menü Datei – Optionen Register: Erweitert runterscrollen bis zum Bereich: Dokumentinhalt anzeigen: im Dropdown Feldschattierung die Option »Immer« auswählen. Die Feldfunktionen sind dann grau hinterlegt. Während der Bearbeitung sehen Sie auch das weiß formatierte Hilfsfeld, das im Ausdruck und beim Erzeugen eines PDFs nicht zu sehen ist. Wenn alles eingerichtet ist, können Sie die Feldschattierung natürlich wieder deaktivieren.

• Um das Hilfsfeld zum Zählen zu erstellen, in die Kopfzeile des 1. Abschnitts klicken, der römisch nummeriert ist. Vor oder hinter der Seitenzahl eine Leertaste eingeben und ein weiteres Feld mit Strg F9 einfügen. Zwischen die geschweiften Klammern klicken und den Feldcode eingeben:

  { SECTIONPAGES \* Arabic }

  Ja, der Schalter \* Arabic ist richtig, er wird zum Rechnen benötigt.
  In Word 97 lautet die Bezeichnung: ABSCHNITTSEITEN.

• Das Feld markieren, mit Shift F9 in die Ergebnisansicht schalten. Es zeigt jetzt die Anzahl der Seiten im ersten römisch nummerierten Abschnitt als arabische Ziffer an. Bei Bedarf nochmals mit F9 aktualisieren.
• Dem markierten Feld eine Textmarke hinzufügen, Menü Einfügen – Schnellbausteine bzw. Einfügen – Textmarke. Als Namen der Textmarke nehmen wir: SeitenRoem.
• Das markierte Feld noch mit der Schriftfarbe Weiß versehen: Menü Start – Schriftfarbe bzw. Format – Zeichen – Schriftfarbe: Weiß, damit es im 1. Abschnitt nicht mehr zu sehen ist. Wenn Sie die Feldschattierung eingeschaltet haben, sehen Sie es natürlich noch, aber nur auf dem Bildschirm, im PDF bzw. im Ausdruck nicht.
• Für das rechnende verschachtelte Feld mit der Formula-Feldfunktion in die Kopfzeile des 3. Abschnittes klicken, also desjenigen, der wieder römisch nummeriert werden soll. Zuerst wieder die Option »Mit vorheriger verknüpfen« bzw. »Wie vorherige« deaktivieren, wie oben beschrieben.

• Um das rechnende Feld, die Formula-Feldfunktion, zu erzeugen, in das Seitenzahlenfeld, das bis jetzt noch arabisch ist, klicken und mit Shift F9 in die Feldcode-Ansicht umschalten. Das Wort »PAGE« löschen und stattdessen eine verschachtelte Feldfunktion eingeben. Die Formula-Feldfunktion wird dabei mit dem Gleichheitszeichen eingeleitet – ganz ähnlich wie eine Formel in Excel. Dabei jedes Paar weiterer geschweifter Klammern innerhalb der ersten Klammer einzeln wieder mit Strg F9 erzeugen und dazwischen den Code eingeben. Vor und nach den geschweiften Klammern müssen Leerzeichen stehen. So sieht der Code aus (die graue Hinterlegung ist die angesprochene Feldschattierung):

  

• Mit Shift F9 wieder in die Ergebnisansicht schalten. Das ganze Feld markieren und mit F9 aktualisieren.
• Falls das Ergebnis noch nicht stimmt, im Menü Kopf- und Fußzeilentools – Seitenzahl bzw. Einfügen – Seitenzahlen noch mal kontrollieren, dass die Option Beginnen bei: 1 aktiviert ist und dass arabische Ziffern ausgewählt sind, ggf. danach nochmals mit F9 aktualisieren.
• Bei Bedarf das Feld nochmals aktualisieren. Es rechnet jetzt und addiert zur Seitenzahl des ersten Abschnitts die (aktuelle) Seitenzahl des letzten Abschnitts, so dass die Nummerierung vom vorletzten Abschnitt im dritten Abschnitt fortgesetzt wird. Die römische Zahl wird dabei durch die Darstellung der Feldfunktion mit dem Schalter \* Roman erzwungen, nicht durch die Seitenzahlformatierung von Word.

Auswirkungen auf das automatische Inhaltsverzeichnis

Das automatische Inhaltsverzeichnis wird in Word mit der TOC-Feldfunktion erstellt, erreichbar über: Menüleiste Register: Verweise Bereich Inhaltsverzeichnis den Button Inhaltsverzeichnis aufklappen, Option Inhaltsverzeichnis einfügen... auswählen.

1. Nummerierung mit angepasster Startnummer

In der einfachen Variante wird die Nummerierung wie oben beschrieben römisch – arabisch – römisch eingerichtet und die Startnummer der Nummerierung im 3. (römisch nummerierten) Abschnitt angepasst. Das Inhaltsverzeichnis funktioniert automatisch, d. h. die Seitenzahlen werden aktualisiert und sind verlinkt, per Klick auf die Seitenzahl oder die Kapitelüberschrift kann dorthin gesprungen werden.

In diesem Fall muss lediglich die Startnummer der Seitenzahl für den 3. Abschnitt (römisch nummeriert) »von Hand«, wie oben beschrieben, gesetzt werden. Bei Abschluss der Arbeit, wenn das Dokument fertig ist, die Startnummer nochmals kontrollieren bzw. anpassen, weil erst dann endgültig feststeht, wie viele Seiten der erste römisch nummerierte Abschnitt hat. Nach diesem letzten Schritt alle Felder und das Inhaltsverzeichnis erneut aktualisieren.

2. Nummerierung mit rechnendem Hilfsfeld und Inhaltsverzeichnis über Textmarkenbereich

Verwendet man zur Nummerierung die 2. Variante mit rechnendem Hilfsfeld und erstellt das Inhaltsverzeichnis, werden nur die Seitenzahlen für den 1. (römisch nummerierten) und den 2. (arabisch nummerierten) Abschnitt im Inhaltsverzeichnis richtig dargestellt. Die Variante kann verwendet werden, wenn sich im 3. (römisch nummerierten) Abschnitt etwa ein Anhang befindet, dessen Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis nicht dargestellt werden müssen.

Sollen jedoch die Seitenzahlen eines 3. (römisch nummerierten) und evtl. weiterer Abschnitte im automatischen Inhaltsverzeichnis angezeigt werden, ist in Word dafür (bisher) noch keine komplett automatisch funktionierende Lösung vorgesehen.

Wenn das Hilfsfeld zum Rechnen der Seitenzahlen eingesetzt wird, funktioniert das Inhaltsverzeichnis nur noch für die ersten beiden Abschnitte automatisch. Dazu die ersten beiden Abschnitte komplett markieren und mit einer Textmarke versehen, im Beispiel hat die Textmarke den Namen »AbschnittInhalt«. Dann kann das Inhaltsverzeichnis nur für den Bereich der Textmarke »AbschnittInhalt« erstellt werden und umfasst nur die Abschnitte innerhalb dieser Textmarke:

{ TOC \o "1-3" \h \u \b "AbschnittInhalt" }

Sofern das Inhaltsverzeichnis auch den dritten Abschnitt bedienen soll, müsste dieser Teil einzeln mit Hilfe von Querverweisen oder Hyperlinks nachgebaut werden. Es liegt auf der Hand, dass das auch erst als letzter Schritt möglich ist, wenn das Dokument nicht mehr geändert wird. Der Komfort ist zwar dann geringfügig größer, der Aufwand jedoch deutlich höher als bei Variante 1 mit der angepassten Startnummer.

Die Website von MVP Pia Bork bietet eine gute Übersicht über die Bedeutung der Feldschalter des TOC-Feldes.

Seitenzahl auf der Titelseite entfernen

Um die Seitenzahl auf der 1. Seite der Arbeit zu entfernen, klicken Sie im 1. Abschnitt in die Kopfzeile. Sie erreichen den Dialog Seite einrichten über das Register Layout (bzw. Seitenlayout) – Dialog box launcher ↘ Seite einrichten). Im Register Layout des neuen Dialogfeldes setzen Sie das Häkchen bei Erste Seite anders. Achten Sie darauf, dass unten im Dialogfeld hinter Übernehmen für: ausgewählt ist: Aktuellen Abschnitt. Dann können Sie die Seitenzahl (das PAGE-Feld) auf der 1. Seite löschen.

Tabelle der Tastenkombinationen (Shortcuts) für Feldfunktionen

Damit Sie die Shortcuts griffbereit haben, findet sich im Anschluss eine kleine Übersicht über die wichtigsten Tastenkombinationen für Feldfunktionen.