Schreibbüro Richter

Checkliste, um extrem große aufgeblähte Dokumente in Word zu vermeiden

In Word gibt es eine ganze Reihe Default-Einstellungen in den Menüs, die unter Umständen ein extremes Wachstum von Dokumenten verursachen, obgleich die Dokumente gar nicht viel Text oder Grafiken enthalten. Die wichtigsten Einstellungen habe ich hier zusammengefasst. Abhängig von der verwendeten Word-Version gibt es in Ihrer Version möglicherweise nicht alle Einstellungen. Wenn das Dokument bereits extrem groß ist, führen Sie alle bei Ihnen möglichen Schritte nacheinander durch.

Kurzfassung:

  1. Deaktivierung von unpassenden Speicheroptionen
  2. Änderungen annehmen und Überarbeitungsmodus deaktivieren
  3. Vorversionen löschen und deaktivieren
  4. AutoFormat-Optionen deaktivieren
  5. Ausufern von Formatvorlagen verhindern
  6. Speichern von Miniaturen/Vorschaugrafiken deaktivieren
  7. Last but not least: Dokumentheader reparieren

Dokumentgröße in Word erträglich halten

1. Speicheroptionen

Die Deaktivierung folgender Speicheroptionen ist zu empfehlen:

Ab Word 2007:

Word 97 bis Word 2003:

2. Überarbeitungsmodus

Es handelt sich um die Option zum Nachverfolgen von Änderungen, auch Änderungen nachverfolgen, Änderungsmodus oder Track changes genannt.

Ab Word 2007:

Word 2000 bis 2003:

Word 97:

3. Versionen

Menü DateiInformationenDokument verwalten bzw. Versionen verwalten bzw. Versionen:

4. Autoformat-Optionen

Ab Word 2007:

Word 97 bis 2003:

5. Formatierung mitverfolgen

6. Miniaturen speichern

7. Dokument bereinigen – wichtig

Schritt 7 ist sehr wichtig. Gelegentlich hilft schon nur Schritt 7, um ein »labiles« Dokument wieder zu stabilisieren.

Die Dokumentgröße ist erst nach Durchführung aller möglichen Schritte deutlich verringert und bleibt jetzt auch erträglich, solange die beschriebenen Einstellungen beibehalten werden. Wenn Sie einzelne dieser Einstellungen benötigen, schalten Sie sie bewusst sein. Falls das Dokument mal wieder »ausufern« sollte, arbeiten Sie die Checkliste erneut ab.