Tipps zum effizienten Diktieren
Um mit dem Diktat Ihrer Texte noch größere Zeiteinsparungen zu erzielen und lästige Nacharbeiten spürbar zu verringern, hier einige Tipps:
- Allgemeine Hinweise zum Diktieren
- Welches Diktiergerät sollte ich verwenden?
- Buchstabieren mit Diktier-Alphabet
- Zahlen, Ziffern, Datumsangaben
- Tabellen
Allgemeine Hinweise zum Diktieren
Diktieren ist einfacher als gedacht. Wenn Sie diese Hinweise beachten, werden Sie schon in kurzer Zeit nicht mehr darauf verzichten wollen, Ihre Gedanken so zu Papier zu bringen:
- Wenn Ihr Diktiergerät eine Vox-Schaltung (sprachgesteuerte Aufnahme) hat, bitte deaktivieren Sie die Vox-Schaltung grundsätzlich. Die Vox-Schaltung funktioniert leider bei den meisten Diktiergeräten nicht wie erwartet, sondern führt dazu, dass mindestens eine, gelegentlich auch zwei oder drei Silben »verschluckt« werden, sobald Sie die Aufnahme fortsetzen. Wenn Sie nur kurz nachdenken, lassen Sie das Gerät weiter laufen. Müssen Sie Ihr Diktat unterbrechen, verwenden Sie die Pause-Taste oder die Stop-Taste. Sie können auch einfach nach der Pause eine neue Datei beginnen.
- Warten Sie nach dem Einschalten des Geräts einen Augenblick, bevor Sie zu sprechen beginnen, damit die erste Silbe nicht vom Gerät »verschluckt« wird.
- Es ist hilfreich, wenn Sie am Ende eines Satzes einen Punkt ansagen und am Ende eines Absatzes das Wort »Absatz«. Wenn Sie Beginn und Ende von Klammern, Anführungszeichen usw. sagen, ist das schön. Lassen Sie sich jedoch nicht davon ablenken, jedes Komma oder jedes Satzzeichen unbedingt mit anzusagen. Achten Sie lieber auf den Inhalt. Ich achte bei der Abschrift für Sie auf die Zeichensetzung.
- Sagen Sie an, wenn das Diktat beendet ist: »Ende des Diktats«, um möglicherweise folgende Arbeitsanweisungen, die nicht zum eigentlichen Text gehören, abzugrenzen.
- Konzentrieren Sie sich im Übrigen auf den Inhalt. Falls Ihnen zwischendurch einfällt, dass Sie vorn etwas vergessen haben, diktieren Sie zunächst den Satz zu Ende. Es ist nicht nötig zurückzuspulen, um vorn etwas einzufügen. Sagen Sie z. B.: »Bitte fügen Sie am Anfang des Absatzes noch folgenden Satz ein ...«
- Nutzen Sie bei komplizierten Sachverhalten die Möglichkeit, zunächst schnell herunterzudiktieren, um das Diktat danach schriftlich vor Augen zu haben. Die Überarbeitung eines Textes, den man vor sich sieht, fällt im zweiten Arbeitsgang leichter.
- Wenn Sie beim Diktat bemerken, dass der Satz grammatisch nicht passt, diktieren Sie einen kurzen Hinweis. Sagen Sie etwa: »den Satz noch reparieren«. Der Satz wird hervorgehoben und kann bei der Überarbeitung berichtigt werden, ich kann schon einen Formulierungsvorschlag machen.
- Es ist nicht erforderlich, besonders langsam zu sprechen. Sprechen Sie flüssig und in normaler Lautstärke.
Welches Diktiergerät sollte ich verwenden?
Wenn Sie noch kein Diktiergerät haben, achten Sie bei der Anschaffung darauf, dass das Gerät die Diktate möglichst im Format MP3, DS2, DSS (DSSpro) oder M4A speichert. Diese Formate sind am besten für Sprachaufnahmen geeignet (→ Liste der verbreiteten Dateiformate).
Außerdem kann ein Kriterium sein, die Diktate möglichst komfortabel per E-Mail zu versenden. Meist wird das Gerät dazu per USB an den Computer/Laptop angeschlossen. Einige Geräte speichern die Diktate auf Wechselmedien, etwa SD-Karte o. ä., von denen man sie leicht auf den PC zum Versand übertragen kann.
Die meisten Smartphones bringen heutzutage bereits eine Diktiergerät-App mit bzw. kann man sie im Store herunterladen. Damit wird das Smartphone zum Diktiergerät, der Versand per E-Mail ans Schreibbüro kann dann direkt vom Smartphone erfolgen.
Wer schon seit Jahren mit einem Kassettengerät diktiert hat, kommt meist mit einem Gerät mit Schiebeschalter gut klar, bei denen die Bedienung der Aufnahme den alten Kassettengeräten nachempfunden ist. Geräte mit Schiebeschalter gibt es beispielsweise von Philips und Grundig.
Buchstabieren mit Diktier-Alphabet
Buchstabieren ist beim Diktieren nur selten nötig. Die Schreibweise von (Eigen-) Namen ist allerdings ausgesprochen vielfältig, wie schon der durchaus nicht seltene Name Maier, Mayer, Meyer, Meier zeigt. Sie werden feststellen, dass Ihnen das Buchstabieren von Namen mit dem Diktier-Alphabet schon nach kurzer Zeit flüssig von der Hand geht. Kommt der Name im Text mehrfach vor, braucht er natürlich nur beim ersten Vorkommen buchstabiert zu werden. Auch bei fachspezifischen Abkürzungen oder einzelnen Buchstaben ist Buchstabieren oft sinnvoll.
Buchstabieren wir als Beispiel Meyer:
Meyer
ich buchstabiere
Groß Martha
klein weiter Emil Ypsilon Emil Richard
Diktier-Alphabet
A | Anton |
Ä | Ärger |
B | Berta |
C | Cäsar |
D | Dora |
E | Emil |
F | Friedrich |
G | Gustav |
H | Heinrich |
I | Ida |
J | Julius |
K | Kaufmann |
L | Ludwig |
M | Martha |
N | Nordpol |
O | Otto |
Ö | Ödipus |
P | Paula |
Q | Quelle |
R | Richard |
S | Siegfried |
ß | Eszettzeichen |
Sch | Schule |
T | Theodor |
U | Ulrich |
Ü | Übermut |
V | Viktor |
W | Wilhelm |
X | Xanthippe |
Y | Ypsilon |
Z | Zeppelin |
Sie müssen diese Begriffe nicht auswendig lernen oder parat haben. Wenn Ihnen beim Buchstabieren der korrekte Namen (wie oben) gerade nicht einfällt, nehmen Sie ein anderes allgemein bekanntes Wort mit dem gleichen Anfangsbuchstaben, das wenigstens zwei Silben hat, kann auch ein Städtename oder ein Tier sein.
Beispiel:
Maier
ich buchstabiere
Groß Martin
klein weiter: Amsterdam Iltis Elefant Rabe
Zahlen, Ziffern, Datumsangaben
Zahlenangaben können prinzipiell mit ihrer normalen Bezeichnung diktiert werden. Besonderheiten:
- Falls nichts angegeben wird, sind Zahlen in der Regel arabisch. Abweichungen davon sollten angegeben werden, z. B.: »römisch Eins«.
- Die Ziffer 2 sollte grundsätzlich zwo angesagt werden, um Verwechslungen von vornherein auszuschließen.
- Bei Gruppen von Zahlen sagen Sie am besten aus Gründen der Eindeutigkeit jede Ziffer einzeln an.
Beispiel:Ihr Zeichen: 897 246 548
Falls man diktiert:Achthundertsiebenundneunzig Zweihundertsechsundvierzig Fünfhundertachtundvierzig
ist für die Schreibkraft die Grenze der Zahlen nicht erkennbar. Sie könnte auch verstehen:800 97 200 46 500 48
Man sieht, dass ganz verschiedene Ergebnisse herauskommen können. Deswegen sagt man besser:acht neun sieben leer zwo vier sechs leer fünf vier acht
Als Nebeneffekt werden damit auch Zahlendreher beim Sprechen weitgehend vermieden. - Falls man sich dabei einmal verspricht, beginnt man die Zahlengruppe am einfachsten noch einmal von vorn:
Noch mal neu
- Bei Datumsangaben sind die Monate Juni und Juli als Juno und Julei eindeutig zu identifizieren.
Tabellen
Beim Diktieren von Tabellen gehen Sie am besten so vor:
- Bitte Tabelle einfügen mit 4 Spalten.
Natürlich können Sie auch die Anzahl der Zeilen ansagen, wenn Sie die bereits wissen. Meist ergibt sich die Anzahl der Zeilen in der Folge aus dem Diktat, ohne dass Sie vorher zählen müssen. - Diktieren Sie dann zeilenweise den Inhalt der Spalten von links nach rechts, z. B.:
Tabellenkopf – Jahr – Umsatzerlöse – Ausgaben – Gewinn
1. Zeile – 2005 – 500.000 € – 80.000 € – 420.000 €
Nächste Zeile – 2006 – 550.000 € – 90.000 € – 460.000 € usw. - Sagen Sie das Ende der Tabelle an.