Abbildungen mit Beschriftung im Positionsrahmen und Abbildungsverzeichnis
Auch in aktuellen Versionen von Word ist zum »Verheiraten« von Abbildungen mit ihrer Abbildungsunterschrift (und evtl. Quelle) zu empfehlen, alle drei Bestandteile in einem Positionsrahmen unterzubringen, um sie gemeinsam im Dokument an beliebiger Stelle zu platzieren. Der einmal erstellte Positionsrahmen wird als Schnellbaustein gespeichert und kann dann komfortabel beliebig oft in das Dokument eingefügt und mit einem neuen Bild bestückt werden.
- Textfelder als Container (Exkurs)
- Voreinstellungen
- Formatvorlagen Beschriftung und Bildquelle
- Positionsrahmen mit Beschriftung als Baustein
- Baustein benutzen und Bilder einfügen
- Abbildung samt Bildunterschrift im Dokument verschieben
- Zwei Abbildungen nebeneinander
- Automatisches Abbildungsverzeichnis erstellen
- Download Beispieldokument mit Positionsrahmen und Abbildungsverzeichnis
Textfelder als Container
Warum nicht Textfelder dafür nehmen? Microsoft hat zwar auf die Wünsche der Nutzer reagiert und Textfelder ab Word 2010 immerhin soweit ertüchtigt, dass in Textfeldern gemeinsam mit ihrer Abbildung eingefügte Abbildungsbeschriftungen gefunden werden, sodass ein automatisches Abbildungsverzeichnis erstellt werden kann. Dieses Verfahren hat jedoch zwei gravierende Nachteile:
- Wird die Reihenfolge der Abildungen im Dokument durch Verschieben der Textfelder nachträglich geändert, stimmt die automatische Nummerierung der Abbildungsbeschriftungen nicht mehr. Abbildungsbeschriftungen in Textfeldern »hören« nur auf die Reihenfolge des Einfügens und ignorieren die Reihenfolge im Dokument. Das passiert bei Positionsrahmen nicht, dort richtet sich die Reihenfolge nach der Reihenfolge im Dokument.
- Schwerer wiegt jedoch ein Bug im Abbildungsverzeichnis von Word: Erzeugt man ein automatisches Abbildungsverzeichnis mit Verlinkung zu den Abbildungen bzw Abbildungsbeschriftungen (innerhalb von Textfeldern), funktioniert die Verlinkung nur im Word-Dokument. Wandelt man das Dokument für die Weitergabe zum Schluss in ein PDF um (was inzwischen der Standard sein dürfte), funktioniert die Verlinkung im Abbildungsverzeichnis zu den Abbildungen im PDF nicht mehr. Im exportierten PDF resultiert eine Sicherheitswarnung, falls die Abbildungsunterschriften in Textfeldern stehen:
Dieser Bug im Abbildungsverzeichnis von Word ist bis heute nicht behoben. Bei Verwendung von Positionsrahmen für Abbildung mit Abbildungsbeschriftung gibt es diesen Bug nicht, dabei funktioniert das verlinkte Abbildungsverzeichnis auch im PDF und kann gut benutzt werden.
Akzeptiert man diese beiden Einschränkungen, ist ein Textfeld als Container für Abbildung mit Beschriftung derzeit in einfachen Fällen verwendbar. Zu empfehlen ist jedoch eindeutig das Verfahren mit Positionsrahmen.
Hinzu kommt noch, dass die Dokumentgröße beim Einfügen von Bildern in Positionsrahmen deutlich kleiner ist als bei Dokumenten mit Bildern in Textfeldern.
Voreinstellungen
Folgende Voreinstellungen sind wichtig, damit alles gut funktioniert.
- Stellen Sie sicher, dass Bilder als InlineShapes (mit Text in Zeile) eingefügt werden. Sie finden die Option im Menü Datei – Optionen Register Erweitert im Bereich Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. Die Option heißt: Bilder einfügen als: Sie wählen die Option Mit Text in Zeile.
- Lassen Sie die Objektanker und Formatierungszeichen anzeigen: Menü Datei – Optionen – Anzeige setzen Sie die Häkchen bei Objektanker und bei Formatierungszeichen. Lassen Sie sich nicht irritieren, während der Bearbeitung sind die Formatierungszeichen nützlich, Sie können sie später wieder ausblenden.
- Im gleichen Dialog soll unten auch bei Felder vor dem Drucken aktualisieren das Häkchen gesetzt sein.
- Die Registerkarte Entwicklertools einblenden, falls nicht sichtbar: In der Menüleiste Datei – Optionen im Bereich »Menüband anpassen« auf der rechten Seite das Häkchen bei »Entwicklertools« setzen.
- Blenden Sie sich den kleinen Dialog Formatvorlage übernehmen ein: Strg Shift S. Damit sehen Sie jederzeit die Formatvorlage des aktuellen Absatzes.
Formatvorlagen für Beschriftung und Bildquelle
Zunächst erstellen wir die Formatvorlagen für die Beschriftung und wahlweise die Bildquelle.
- Als Erstes fügen wir drei leere Absätze untereinander ein (da die Formatierungszeichen eingeblendet sind, sind alle drei Absatzzeichen zu sehen). Im kleinen Dialogfeld »Formatvorlage übernehmen« soll die Formatvorlage »Standard« stehen.
- In den 3. dieser drei Absätze klicken, so dass der Cursor blinkt. Wir legen zuerst die Formatvorlage für die Quellenangabe des Bildes fest. Sie schreiben: »Quelle:« gefolgt von einem Tabulator.
- Mit Strg Shift S wechseln Sie in den kleinen Dialog »Formatvorlage übernehmen«, geben bei »Formatvorlagenname« ein: »Bildquelle« und klicken auf Neu. Dann klicken Sie auf Ändern. Der Dialog Formatvorlage wird geöffnet. Von hier aus werden jetzt die folgenden Einstellungen für die Formatvorlage Bildquelle vorgenommen.
- Auf dem aufgeklappten Button Format wählen Sie Tabstopp.... Setzen Sie einen Tabstop links bei 1,5 cm, OK. Wählen Sie auf dem Button Format Schriftart... und treffen Sie Ihre Einstellungen.
- Auf dem Button Absatz... legen Sie im Dialog Absatz Ausrichtung links, Abstand vor und nach jeweils 12 Pt und bei Sondereinzug Hängend um 1,5 cm fest. Dann schließen Sie den Dialog Formatvorlage ändern mit OK. Das war jetzt die Formatvorlage für die Bildquelle.
- Jetzt gehen Sie 1 Zeile nach oben, also vor die 2. Absatzmarke. Im Menü Verweise klicken Sie im Bereich »Beschriftungen« auf Beschriftung einfügen, wodurch der Dialog Beschriftung geöffnet wird. Achten Sie darauf, dass im kleinen Dialog Formatvorlage übernehmen nicht »Bildquelle« steht, hier muss »Standard« stehen. (Wenn dort Bildquelle steht, schließen Sie den Dialog »Beschriftung« wieder. Setzen Sie den Cursor vor die 2. Absatzmarke aus und weisen Sie die Formatvorlage Standard im kleinen Dialog »Formatvorlage übernehmen« zu, indem Sie das Dropdown aufklappen, Standard auswählen. Dann öffnen Sie den Dialog »Beschriftung«.)
- Klicken Sie auf Neue Bezeichnung... und geben Sie dort ein: »Abb.«. Schließen Sie beide Dialoge mit OK. Hinter der eingefügten Beschriftung geben Sie noch einen Doppelpunkt und einen Tabulator ein.
- Dann ändern wir noch die Formatvorlage Beschriftung, die jetzt vorhanden ist. Im kleinen Dialog »Formatvorlage« sollte jetzt »Beschriftung« stehen. Die Formatvorlage Beschriftung ändern, indem im kleinen Dialog auf Ändern geklickt wird. Im Dialog »Formatvorlage ändern« bei Formatvorlage für folgenden Absatz die Formatvorlage »Bildquelle« auswählen. Mit Klick auf den Button Format bei Tabstopp noch einen Tabulator von 1,5 cm setzen. Bei Absatz ebenso wie bei der Formatvorlage Bildquelle Hängenden Einzug 1,5 cm einstellen. Bei Abstand vor: 12 Pt eintragen, bei Abstand nach: 0 eintragen (bzw. 12 Pt, wenn Sie den Absatz Quelle weglassen).
Positionsrahmen mit Beschriftung und Voreinstellungen als Baustein
Nun erstellen wir den Positionsrahmen als Baustein.
- Klicken Sie vor die 1. Absatzmarke und markieren Sie die drei Absätze. Im Register Entwicklertools der Menüleiste klappen Sie im Bereich »Steuerelemente« den kleinen Abwärtspfeil bei Vorversionstools auf und wählen das Symbol Horizontalen Rahmen einfügen.
- Der Rahmen wird eingefügt und enthält die drei Absätze mit Abbildungsbeschriftung und Bildquelle. Wenn der Rahmen mit den viereckigen Anfassern sichtbar ist, stehen im Kontextmenü (bzw. rechte Maustaste) die Punkte »Positionsrahmen formatieren« und »Rahmen und Schattierung zur Verfügung«. Sonst auf den Anker klicken, um den Positionsrahmen zu markieren, und dann rechte Maustaste, damit das Kontextmenü zur Verfügung steht.
- Im Dialog »Rahmen und Schattierung« kann man über den Button Optionen die Rahmenabstände auf 0 setzen und im Dialog den Rahmen auch auf zart hellgrau setzen oder ganz deaktivieren.
- Im Dialog »Positionsrahmen formatieren« ist es sinnvoll, einen Wert für die Breite mit »Genau« vorzugeben (wenn der Rahmen nicht seitenbreit sein soll), bei Höhe jedoch die Einstellung »Automatisch« zu belassen, damit sich der Positionsrahmen in der Höhe an die Größe des später einzufügenden Bildes anpasst. Die vertikale Position zum Absatz sollte auf 0 stehen.
- Wenn der Anker sichtbar ist, kann man auf den Anker klicken, um den gesamten Positionsrahmen zu markieren. Hat man einen hellgrauen Rahmen belassen, kann man zum Markieren auch auf den Rahmen selbst klicken. Klappen Sie im Menü im Register Einfügen im Bereich Text den Button Schnellbausteine auf und wählen Sie Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern.... (Wenn die Option ausgegraut ist, kehren Sie ins Dokument zurück und klicken erst auf den Rand des Positionsrahmens und dann in der Menüleiste auf den Button Schnellbausteine.) Im neuen Dialog vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Baustein, ich nenne ihn Abbildungsrahmen, und speichern mit OK.
- Wenn Sie Word schließen, erscheint eine Abfrage, ob Änderungen in der Datei Buildingblocks.dotx gespeichert werden sollen. Das bejahen Sie, es handelt sich um den Positionsrahmen, den Sie in mühevoller Arbeit angelegt haben. Dann kommt evtl. noch eine Nachfrage, ob Änderungen in der Normal.dotm gespeichert werden sollen. Das bejahen Sie auch, es handelt sich um die angelegte Beschriftungskategorie »Abb.«. Gelegentlich geht eine solche Beschriftungskategorie bei Updates oder beim Wechsel des Rechners »verloren«. Wenn die Beschriftung »Abb.« also zu irgendeinem Zeitpunkt etwa beim Einfügen des Abbildungsverzeichnisses nicht mehr verfügbar sein sollte, legen Sie die Beschriftungskategorie neu an.
Baustein benutzen und Bilder einfügen
- Nachdem der Baustein nun gespeichert ist, kann an beliebiger Stelle im Dokument, an der ein Bild eingefügt werden soll, einfach der Baustein eingefügt werden, in dem bereits Abbildungsunterschrift und Quelle vorgesehen sind. An einer beliebigen Stelle im Dokument klappen Sie in der Menüleiste im Register Einfügen den Button Schnellbausteine auf. An erster Stelle steht jetzt der Abbildungsrahmen zur Auswahl, der durch Klicken eingefügt wird.
- Klicken Sie in den 1. Absatz, also über der Abbildungsbeschriftung. Sie fügen Ihre Abbildung innerhalb des Rahmens über Menü Einfügen – Grafik ein.
- Klicken Sie in die Zeile darunter und geben Sie die Abbildungsbeschriftung hinter dem Tabstopp ein. In der Zeile darunter können Sie die Quelle eingeben.
Abbildung samt Bildunterschrift im Dokument verschieben
- Um eine Abbildung samt ihrer Bildbeschriftung an eine andere Stelle im Dokument zu verschieben, klicken Sie im unteren Bereich auf den Positionsrahmen (im oberen Bereich besteht die Gefahr, dass Sie nur das Bild erwischen) und schneiden den gesamten Rahmen mit Strg + X in die Zwischenablage aus. Am Zielort fügen Sie mit Strg + V den Positionsrahmen mit Abbildung und Unterschrift wieder ein. Ein direktes Ziehen mit der Maus ist zwar auch möglich, aber hauptsächlich bei »kleineren Strecken« sinnvoll. Positionsrahmen sind beim Verschieben mit der Maus gelegentlich etwas widerspenstig. Soll die Abbildung etwa auf eine andere Seite kommen, schneiden Sie lieber aus und fügen neu ein.
Zwei Abbildungen nebeneinander
- Um zwei Abbildungen nebeneinander zu platzieren, fügen Sie am besten an einer anderen Stelle einen zweiten Baustein-Positionsrahmen ein. In den Einstellungen setzen Sie die horizontale Position auf Rechts. Passen Sie evtl. die Breite im Dialogfeld Positionsrahmen an, damit genug Platz ist. Dann schneiden Sie den neu eingefügten Abbildungsrahmen aus und platzieren ihn neben dem ersten Positionsrahmen. Auch der neue rechtsbündige Rahmen kann natürlich als eigener Baustein gespeichert werden.
Automatisches Abbildungsverzeichnis erstellen
- Das automatische Abbildungsverzeichnis wird folgendermaßen eingefügt: Verweise – Abbildungsverzeichnis einfügen.
- Wenn Sie mehrere bzw. eigene Kategorien angelegt haben, wählen Sie die Kategorie Abb. aus:
- Um das Abbildungsverzeichnis nach Ihren Vorstellungen zu formatieren, ändern Sie die Formatvorlage Abbildungsverzeichnis über den kleinen Dialog Formatvorlage übernehmen, wie oben bei der Formatvorlage Bildquelle gezeigt.
- Wenn Sie später weitere Abbildungen eingefügt haben, können Sie das Abbildungsverzeichnis mit F9 aktualisieren.
- Wenn das Dokument in ein PDF umgewandelt wird, verwenden Sie den oben beschriebenen Weg, die Abbildungsbeschriftungen in Positionsrahmen oder im normalen Text zu platzieren, damit die Links im Abbildungsverzeichnis des PDF funktionieren.
- Falls Sie die Abbildungsbeschriftungen in Textfeldern platzieren möchten, beachten Sie den Bug im automatischen Abbildungsverzeichnis bei Textfeldern.
Download
Beispieldokument mit Positionsrahmen mit Beschriftung und Abbildungsverzeichnis
Zuletzt bearbeitet am: 10.08.2023