Abbildungen mit Beschriftung und Abbildungsverzeichnis
Um eine größere Anzahl von Abbildungen mit einer jeweils zugehörigen Beschriftung in Word einzufügen und später daraus ein automatisches Abbildungsverzeichnis zu erstellen, verwendet man die Formatvorlage Beschriftung. Um die Abbildung mit ihrer Abbildungsunterschrift zu verheiraten, verwendet man am sinnvollsten Positionsrahmen:
- Vorbereitungen
- Formatvorlage Beschriftung mit Positionsrahmen
- Abbildung in den Positionsrahmen einfügen
- Abbildung samt Unterschrift im Dokument verschieben
- Zwei Abbildungen nebeneinander
- Automatisches Abbildungsverzeichnis erstellen
Vorbereitungen
- Falls Sie eine Word-Version ab Word 2002 verwenden, stellen Sie bitte zuerst sicher, dass Bilder default als InlineShapes (mit Text in Zeile) eingefügt werden. Im Menü Extras – Optionen – Bearbeiten wählen Sie im Auswahlfeld Bild einfügen als die Option Mit Text in Zeile. In Word 97 ist diese Option default voreingestellt, so dass Sie nichts zu ändern brauchen.
- In Extras – Optionen – Ansicht aktivieren Sie die Option Objektanker (in Word 97: Verankerungspunkte).
- Nun eine Beschriftung einfügen: Einfügen – Referenz – Beschriftung. Im sich öffnenden Dialogfeld wählen Sie entweder eine vorhandene Beschriftung oder erstellen sich eine neue, indem Sie auf den Button Neue Bezeichnung (in Word 97: Neue Kategorie) klicken und die gewünschte Bezeichnung eingeben.
- Falls Sie die Kapitelnummer in die Abbildungsnummerierung einbeziehen möchten, verwenden Sie den Button Nummerierung (rechts).
Formatvorlage Beschriftung mit Positionsrahmen
- Nachdem die Formatvorlage Beschriftung nun einmal im Dokument vorhanden ist, lässt sie sich ändern. Öffnen Sie das Dialogfeld Format – Formatvorlagen und Formatierung. Unter Formatierung des markierten Textes klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Ändern.
In Word 97 wählen Sie im Dialogfeld Format – Formatvorlage den Button Bearbeiten. - Klicken Sie auf den Button Format.
- In der sich öffnenden Liste wählen Sie zuerst Positionsrahmen und bestätigen mit OK
.
- Nun können Sie erneut auf den Button Format klicken und die Schriftart und die Absatzausrichtung einstellen. Empfehlenswert ist unter Sondereinzug die Auswahl Hängend. Dabei sollte im Feld Um rechts daneben ein ausreichend großer Wert eingegeben werden.
In Word 97 heißt die Option im Menü Absatz: Extra – Hängend.
Abbildung in den Positionsrahmen einfügen
- Nun ist ein kleiner Positionsrahmen sichtbar, der nur die Beschriftung »Abb. 1« enthält.
- Mit der Taste Pos1 springen Sie vor die Beschriftungskategorie und erzeugen mit Enter einen Absatz. Mit dem Cursorpfeil ↑ gehen Sie einen Schritt nach oben, so dass sich der Cursor über der Beschriftung befindet.
- Mit Einfügen – Grafik – Aus Datei fügen Sie Ihre Grafik ein.
- Der Positionsrahmen hat genau die Größe der Grafik samt Beschriftung, deren Abbildungsunterschrift Sie natürlich nach der Beschriftungskategorie noch eingeben.
- Mit der Taste Ende verlassen Sie den Positionsrahmen. Abbildung und Abbildungsunterschrift sind nun »verheiratet«.
- Die nächsten Abbildungen können Sie nun sehr komfortabel einfügen: Platzieren Sie den Cursor an die entsprechende Stelle. Mit Einfügen – Referenz – Beschriftung erzeugen Sie die Abbildungsunterschrift für das nächste Bild samt dazugehörigem Positionsrahmen, in den Sie nur noch das Bild und die Unterschrift einzufügen brauchen.
Abbildung samt Unterschrift im Dokument verschieben
- Um eine Abbildung samt ihrer Unterschrift an eine andere Stelle zu verschieben, markieren Sie den kleinen Anker des Positionsrahmens durch Klick mit der Maus und schneiden den Rahmen mit Strg + X aus. Am Zielort fügen Sie mit Strg + V den Positionsrahmen mit Abbildung und Unterschrift wieder ein. Ein direktes Ziehen mit der Maus ist nicht so effektiv.
Zwei Abbildungen nebeneinander
- Um eine zweite Abbildung neben die erste zu platzieren, verlassen Sie den Positionsrahmen und klicken daneben in den normalen Text. Fügen Sie mit Enter einen Absatz ein. Gehen Sie mit dem Cursor einen Schritt nach oben, so dass der Cursor in dem neu erzeugten Absatz steht.
- Nun fügen Sie eine zweite Beschriftung, wie oben beschrieben, ein. Die Beschriftung springt auf das erste Bild und liegt darüber. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den neuen Positionsrahmen. Mit der Taste Kontextmenü oder Klick auf die rechte Maustaste öffnen Sie das Kontextmenü. Wählen Sie den Eintrag Positionsrahmen formatieren.
- Es öffnet sich das oben schon gezeigte Dialogfeld des Positionsrahmens. In der Mitte in der Rubrik Horizontal wählen Sie unter Position statt Links die Option Rechts. Damit wird der zweite Positionsrahmen rechts neben dem ersten platziert. Bei Bedarf können Sie die Einstellungen in dem Dialogfeld noch weiter anpassen. Experimentieren Sie im Einzelfall mit den Einstellungen.
Automatisches Abbildungsverzeichnis erstellen
- Sind alle Abbildungen eingefügt, erstellen Sie das Abbildungsverzeichnis: Einfügen – Referenz – Index und Verzeichnisse – Register Abbildungsverzeichnis.
- Falls Sie verschiedene durchnummerierte Kategorien angelegt haben, z. B. Abbildungen und Tabellen, die jeweils ein eigenes Verzeichnis erhalten sollen, wählen Sie unter Titel die entsprechende Kategorie aus.
- Um das Abbildungsverzeichnis Ihren Vorstellungen anzupassen, ändern Sie die Formatvorlage Abbildungsverzeichnis in gleicher Weise, wie Sie oben die → Formatvorlage Beschriftung geändert haben.
Die Verwendung der Positionsrahmen bietet neben dem Zusammenhalten der Abbildung mit ihrer Beschriftung den Vorteil, dass das Abbildungsverzeichnis automatisch erstellt werden kann. Außerdem kann der Positionsrahmen Teil der Formatvorlage Beschriftung sein, so dass nicht jedesmal ein extra Rahmen eingefügt werden muss. Textfelder eignen sich für diesen Zweck nicht, weil die Abbildungsunterschriften darin nicht gefunden werden.